Meine Aufgaben voll im Griff

Das Aufgabenboard als zentrales Tool für die tägliche Arbeit

Für meinen Erfolg ist ein optimales Aufgabenmanagement essentiell. Für mich geht es darum, alle meine Aufgaben und Prioritäten stets präsent zu haben und zu wissen, was der nächste Schritt ist. Egal, ob es dabei um mein Selbstmanagement geht oder die Arbeit im Team.
Das Agile Tiger Aufgabenboard hilft bei der agilen Organisation meiner täglichen Arbeit.

Mein Youtube-Video: Das Aufgabenboard bzw. Kanban-Board im agilen Management

Der Aufbau des Agile Tiger Aufgabenboards

Die Aufgaben im Aufgabenboard orientieren sich immer am Zielbild meines Projekts bzw. des Tagesgeschäfts. Zudem sollten die Aufgaben innerhalb der vorgegebenen Zeit und des Budgets liegen. Eine Aufgabe weist folgende Bestandteile auf:

Aufgabenbezeichnung
Ziel der Aufgabe (am Besten formuliere ich die Aufgabenbezeichnung direkt als Ziel)
Frist, bis wann die Aufgabe erledigt werden soll
Verantwortliche Person
Möglichst 3-5 Schlüsselergebnisse, die für die Erfüllung der Aufgabe notwendig sind.

Die Maßnahmen aus dem Stakeholder- oder Risikomanagement und aus der Retrospektive können auch in das Aufgabenboard einfließen.

Das Agile Tiger Aufgabenboard (bzw. Kanban-Board) ist in 5 Abschnitte aufgeteilt. Die Aufgaben der mittleren drei Abschnitte sind priorisiert (umso höher, umso wichtiger), die anderen nicht. Die fünf Rubriken setzen sich zusammen aus:

Ideen: Hierbei handelt es sich um einen Ideenspeicher. Es ist ein Ort für alles, was man machen könnte. Solange die Aufgaben in dieser Rubrik sind, werden sie nicht realisiert. Sie werden gesammelt und besprochen. Sobald eine dieser Aufgabe angegangen werden soll, wandert sie in die nächste Spalte.
Offen: Alle Aufgaben in diesem Abschnitt sind Bestandteil des Vorhabens. Sie sind noch unbearbeitet. Diese Spalte ist durchpriorisiert, wobei die oberen Aufgaben die Wichtigsten sind. Sobald eine Aufgabe bearbeitet wird, kommt sie eine Rubrik weiter.
Bearbeitung: In dieser Spalte sind alle Aufgaben, die aktuell in Bearbeitung sind. Auch hier wird priorisiert. Idealerweise hat jede Person nur maximal eine Aufgabe gleichzeitig in Bearbeitung. Sollte eine Aufgabe abgeschlossen sein oder auf eine Reaktion von außen warten, wird sie in den nächsten Abschnitt verschoben.
Durchsprache / Warten auf: Zum einen werden hier die abgeschlossenen Aufgaben abgelegt, um sie im Review mit dem Kunden bzw. Auftraggeber durchzusprechen. Nach der Durchsprache sind die Aufgaben entweder erledigt (nächste Spalte) oder müssen überarbeitet werden (eine Spalte zurück). Zum anderen befinden sich in dieser Rubrik auch alle Aufgaben, die auf etwas warten. Diese Aufgaben werden auch im Review besprochen, um zu sehen, ob sich in der Zwischenzeit etwas ergeben hat bzw. ob man nachfassen sollte.
Erledigt: Alle Aufgaben, die zur Zufriedenheit des Kunden erledigt wurden, wandern in diesen Abschnitt. Die zuletzt erledigte Aufgabe ist dabei stets oben.

Aufgabenboard analog und digital

Das Aufgabenboard kann entweder mit Post-Its an einer zentralen Wand (siehe Teamboard unten) oder mit einem der zahlreichen Tools digital gelebt werden. Die besten Tools für ein digitales Aufgabenboard sind:

Planner (MS Teams)
Trello
Asana
Notion

Wenn ich ein digitales Aufgabenboard nutze, verzichte ich auf die Rubrik „Erledigt“. Digitale Boards ermöglichen es mir meine Aufgaben einfach abzuhaken. Auch wenn die erledigten Aufgaben dann verschwinden, kann ich sie stets über die Suche wiederfinden.

Ein digitales Aufgabenboard gibt mir zudem die Möglichkeit, für jede Aufgabe eine standardisierte Bezeichnung zu vergeben. Zum Beispiel kann ich Aufgaben so zu Projekten, wichtigen Kunden oder strategischen Zielen zuordnen und anschließend hiernach filtern. In Organisationseinheiten bis 20 Mitarbeitern reicht somit ein Aufgabenboard für alle und alles. Will ich also nur über ein Projekt sprechen, filtere ich dieses. Trotz Beteiligung an verschiedenen Vorhaben kann ich als Mitarbeiter mit der Filterfunktion nur meine Aufgaben identifizieren.

Das Agile Tiger Aufgabenboard ist ein echt geniales und vielseitiges Tool für mein persönliches Aufgabenmanagement, für meine regelmäßigen Mitarbeitergespräche und meine wöchentliche Stand-Ups mit dem Team.