Mit agilem Management richtig Priorisieren
Das Geheimnis zum Erfolg ist Effektivität
Nicht alles ist gleich wichtig. Folglich geht es darum, mich auf die, für meinen Erfolg, wichtigen Dinge zu konzentrieren. Denn der Fokus auf das Wichtigste erlöst einen davon, alles im Blick haben zu müssen.
Beim Priorisieren teile ich regelmäßig meine Ziele und Aufgaben nach Wichtigkeit ein. Bevor ich mich mit dem WIE (Effizienz) beschäftige, frage ich mich stets, WAS (Effektivität) ist die eine Sache, der alles andere einfacher macht. Um dieses WAS richtig zu identifizieren, sind die besten drei Instrumente:
- Leit- und Zielbilder
- die Eisenhower Matrix
- das Pareto Prinzip
Mein Youtube-Video: Beschreibung
Mit Leit- und Zielbildern Wichtiges von Unwichtigen trennen
Sobald ich weiß, wohin ich will, wird mein nächster Schritt klarer. Denn das Navigieren funktioniert am Besten mit fixen Punkten. Meine Fixpunkte sind Leit- und Zielbilder (siehe Zielbild und PDCA).
Das Leitbild meiner Organisation setzt sich zusammen aus
- unserer langfristigen Vision (Wonach streben wir?)
- unserer Mission (Wer sind wir und was treibt uns an?) und
- unseren Werten (Wie wollen wir zusammenarbeiten?).
Mein Zielbild beschreibt mein langfristiges strategisches Ziel (im Tagesgeschäft oder Projekt).
Sobald mein Fixpunkt klar ist, kann ich mir beim priorisieren die folgende Frage stellen:
Mit welchen Aufgaben erreiche ich am Besten mein Leitbild bzw. Zielbild?
Die Eisenhower Matrix nutzen und die langfristig wichtigen Dinge identifizieren
Mit der Eisenhower Matrix kann ich meine Aufgaben nach Dringlichkeit und Wichtigkeit einteilen. So lenke ich meine Zeit auf die Dinge, die meinen langfristigen Erfolg garantieren.
Die Eisenhower Matrix unterscheidet zwischen vier Quadranten. Diese habe ich jeweils mit einer passenden Berufung vermerkt:
- Müllabfuhr (unwichtig & nicht dringend): Aufgaben, die auf diesen Quadranten fallen sind Arbeitsbeschaffungsmaßnahmen. Keiner braucht sie. Wer Dinge aus diesem Quadranten angeht, produziert für den Mülleimer. Deshalb, bitte diese Aufgaben nicht machen. Sollte ich irrtümlich etwas diesem Quadranten zugeordnet haben, keine Angst. Denn alles Wichtige kommt wieder.
- Sekretär (unwichtig & dringend): Dieser Quadrant ist für meinen Erfolg unbedeutend. Er beinhaltet aber Dinge, die gemacht werden müssen (z.B. Ablage, wiederkehrende Kundenanfragen, Meetings ohne Ziele und Fortschritte). Meine Strategie heißt hier reduzieren, indem ich diese Prozesse verschlanke, standardisiere, automatisiere oder notfalls delegiere.
- Feuerwehr (wichtig & dringend): Sehr viele glauben, dass dieser Quadrant der Bedeutendste ist. Hier geht es um wichtige Dinge, die sofort erledigt werden müssen. Es fühlt sich gut an, weil diese Aufgaben das „Gebrauchtwerden“ fördern. Jedoch bedeutet dieser Quadrant auch mehr Stress und ein größeres Burn-out-Risiko.
Ich muss im dritten Quadranten ständig auf etwas reagieren und aufflammende Feuer löschen. Diese Fremdbestimmung lässt mir keinen Entfaltungsspielraum und verhindert das Verfolgen eigener Prioritäten (für meinen Erfolg). Deshalb gilt es auch hier: Diese Aufgaben reduzieren.
Durch Vorbeugemaßnahmen, agile Führungsansätze, Zielbilder und dem Einsatz von agilen Methode schaffen wir es Schritt für Schritt raus aus dem Teufelskreis des Feuerlöschens. - Visionär (wichtig & nicht dringend): Im vierten Quadranten dreht sich alles um meinen langfristigen Erfolg. Die Aufgaben müssen nicht sofort erledigt werden, sind aber sehr wichtig. Es geht um die Dinge von morgen. Ich investiere in die Zukunft und gestalte diese proaktiv. Agiles Managementmethoden ermöglichen diesen Quadranten zeitlich aufzustocken.
Mit dem Pareto-Prinzip meine Effektivität vervielfachen
Mein drittes Instrument zur Priorisierung ist das Pareto- bzw. 80/20-Prinzip. Es sagt aus, dass etwas 20% meines Aufwandes (Kosten, Zeit, Energie) ca. 80% meines Erfolgs ausmachen. Für die letzten 20% Erfolg benötige ich die restlichen 80% Aufwand. Umso näher ich den 100% Erfolg kommen möchte, umso mehr Energie muss ich hierfür aufwenden (überproportionaler Verlauf, siehe Grafik unten). Dies verdeutlicht noch einmal, dass nicht alles gleich wichtig ist.
Noch interessanter wird es, wenn ich das 80/20-Prinzip auf sich selbst anwende (siehe Abbildung unten). Hiernach ergibt sich folgendes:
- etwa 4% meines Aufwandes machen ca. 64% meines Erfolgs aus.
- weniger als 1% meines Aufwandes macht mehr als die Hälfte meines Erfolgs aus.
Mein Aufwand beschreibt die Dinge bzw. Schritte, die notwendig sind, um mein Ziel zu erfüllen. Deshalb geht es für mich darum
- die 4% der Dinge zu identifizieren, die 64% meiner Zielerfüllung ausmachen (das 64/4-Prinzip)
- bzw. das 1% der Schritte finden, das 51% meiner Zielerfüllung ausmacht (das 51/1-Prinzip).
Schlussendlich vervielfache ich meine Effektivität indem ich das Pareto-Prinzip für meinen Erfolg ausreize. Selbstverständlich unter der Voraussetzung, meinen Erfolgsanspruch pro Ziel auf 80%, 64% oder 51% herunterzuschrauben. So kann ich meine 100% Aufwand (Zeit, Geld und Energie) auf die Erfüllung vieler Ziele aufteilen.
Anstatt 100% Aufwand für 100% Erfolg eines Ziels zu verschwenden, gehe ich mit dem 1% Aufwand auf etwas 50% Erfolg pro Ziel und verhundertfache meinen Gesamterfolg.
Hundert mal mehr Erfolg hört sich hypothetisch an. Der Grundgedanke dahinter, nicht immer auf 100% Erfolg gehen zu müssen, ist hierbei erfolgsentscheidend.
Das Pareto-Prinzip wird bei den agilen Führungsmethoden durch den Grundsatz „das Wichtigste zuerst“ aktiv angewendet.
Ich frage mich stets:
- Was ist das Wichtigste?
- Was ist der nächste Schritt, der alles andere einfacher macht?
- Mit welcher Aufgabe erreichen wir 50% unseres Zielbilds?
Abschließend möchte ich noch auf zwei Faktoren zur Bearbeitung meiner Prioritäten hinweisen:
- Ich plane meine Prioritäten immer als erstes. Hierzu blocke ich in meinem Kalender Zeiten für die wirklich wichtigen Dinge. Ich lösche niemals eine geblockte Priorität. Nichts kann wichtiger sein, als meine Prio1 Themen. Im äußersten Notfall verschiebe ich den geblockten Termin auf einen anderen Tag.
- Ich arbeite an meinen Prioritäten dann (Zeitpunkt) und dort (Ort), wo ich mich am Besten konzentrieren kann.